Kisokos ellenőrző lista konferencia szervezőknek Ön szakképzett konferencia tolmácsokat szerződtetett annak érdekében, hogy az ön által szervezett konferencián magas színvonalú tolmácsolást biztosítsanak. Az alábbiakból megtudhatja, hogyan segíthet nekik abban, hogy a lehető legjobb munkát végezzék az ön számára.
- Előadók: Minden előadóhoz juttasson el egy példányt a "Hogyan hasznosítsuk hatékonyan a tolmácsolást?" című rövid tájékoztatóból, amit kinyomtathat a KTSzSz weboldaláról, vagy kérhet a szervező-tolmácstól.
- Dokumentáció: Bár a tolmácsok széleskörű ismeretekkel rendelkeznek, minden területen ők sem lehetnek szakértők. Ahhoz, hogy kellően felkészülhessenek a munkára, a konferencia valamennyi munkanyelvén mielőbb adjon számukra felkészülési anyagot. Az anyagokat át fogják tanulmányozni, és azokból elkészítik saját szószedetüket. Ezen anyagok abban is segítenek, hogy jobban megismerjék a megvitatásra kerülő témákat, és ez által könnyebben megértsék majd az előadók mondandóját. Ez különösen akkor fontos, amikor azok nem szokványos kiejtéssel vagy nagyon gyorsan beszélnek.
- A hivatalos napirenden és az előadók írott szövegein túl, adja át a tolmácsoknak az azonos témában tartott korábbi ülések jegyzőkönyveit, a szervezetről szóló tájékoztató anyagot, az előadók önéletrajzát, a tisztségviselők és előadók névsorát. A tolmácsoknak szükségük van a felkészüléshez mindazon anyagokra, amelyeket a résztvevők kapnak. Amennyiben az említett anyagok elektronikusan is elérhetőek, adja meg a megfelelő weboldal címét.
- Amikor az ülés alatt valamilyen dokumentum kerül körözésre a teremben, különösen, ha a vitaanyag vagy szövegtervezet, feltétlenül gondoskodjon arról, hogy a megvitatást megkezdése előtt a tolmácsok kapjanak belőle. Minden kabinnak legalább egy példányra van szüksége az anyagból, lehetőleg a konferencia valamennyi nyelvén.
- Tájékoztató megbeszélés: Amennyiben a konferencia erősen technikai jellegű, célszerű egy tájékoztató megbeszélést szervezni a tolmácsok és előadók számára, amely során a tolmácsok feltehetik a szókinccsel és/vagy az ügyrenddel kapcsolatok kérdéseiket.
- Összekötő személy: A koordináció zökkenőmentessége érdekében célszerű egy munkatársát megbízni a tolmács-csapat vezetőjével történő együttműködésre. E két személy a munka során felmerülő kérdések gyors megoldását biztosíthatja. Mivel a konferencia-tolmácsolás csapatmunka, célszerű a tolmácsokat bemutatni munkatársainak csakúgy, mint a technikusnak.
- Műszaki berendezés: Ügyeljen arra, hogy a rendezvény igényeinek megfelelő számú tolmácskabin és hangcsatorna, megbízható tolmácsberendezés, továbbá valamennyi résztvevő számára elegendő fejhallgató kerüljön biztosításra. Az ülés megkezdése előtt kérje meg a szervező-tolmácsot vagy a vezető-tolmácsot és a vezető-technikust, hogy hangpróbával ellenőrizzék a berendezés megfelelő működését.
- Vetítés: Ha film, diák vagy fóliák kerülnek vetítésére, biztosítsa, hogy a vetítővászon látható legyen a kabinokból, és gondoskodjon arról, hogy a tolmácsok előre kézhez kapják a szövegkönyvet vagy vetítésre kerülő szövegeket.
- Tolmács-szoba: Ha lehetséges, jelöljön ki egy irodát, vagy egy teret, ahol a tolmácsok összegyűjthetik a konferencia anyagokat, tanulmányozhatják azokat, és ahol számukra üzenet hagyható.
